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四川省財政廳關于政府采購代理機構建立健全內部控制管理制度的指導意見

2016年12月19日 09:02 來源:中國政府采購網打印

各政府采購代理機構:

  為規范政府采購代理機構執業行為,提高專業化服務水平,防控政府采購活動風險,促進政府采購良性健康發展,根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》、《關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見》(財庫〔2016〕99號)、《四川省人民政府關于創新政府采購機制 加強政府采購監管工作的意見》(川府發[2014]63號)和其他有關規定,結合我省實際,現就政府采購代理機構加強內控管理工作,建立健全內部控制管理制度,提出如下指導意見:

  一、總體要求

  政府采購代理機構要結合自身特點,對照政府采購法律、法規、規章及制度規范,全面推進完善內部控制管理,將內部控制管理貫穿于本單位執行政府采購活動的全流程、各環節,重點加強對關鍵環節、關鍵崗位和重大風險事項管理。全面建立健全內部機構之間,相關業務、環節和崗位之間相互監督制約機制。優化流程銜接,合理安排分工,提高采購績效。 

  二、主要任務 

  (一)建立崗位設置和人員執業控制管理制度

  1、工作崗位設置方面。

  內容:針對簽訂委托代理協議、編制采購文件、組織采購評審、處理詢問質疑、保證金收取退還等重要部門和重點崗位,建立不相容崗位分離、崗位間相互制衡、定期輪崗等崗位管理制度,對不具備輪崗條件的,建立定期專項檢查、審計等風險管控制度。 

  目標:實現按照政府采購崗位風險等級,合理設置崗位,明確崗位職責、權限和責任主體。

  2、執業監督制約方面。

  內容:建立重要業務2人以上工作人員共同辦理制度和重要業務主要責任人管理制度。

  目標:實現重要業務在辦理過程中,工作人員之間能夠形成相互監督制約作用,保障重要業務辦理的合法性。

  3、執業管理約束方面。

  內容:建立從業人員與采購人、供應商、評審專家以及其他采購代理機構從業人員交往的行為準則和違規處理規則制度,建立在崗監督、離崗審查和項目責任可追溯制度。

  目標:實現從業人員規范執業,樹立良好職業形象,并實現執業情況行業可知、行業可查。 

  4、政策業務培訓方面。 

  內容:建立定期內部培訓和外部培訓相結合的培訓制度、重要部門和重點崗位人員培訓合格上崗制度。 

  目標:實現從業人員能夠及時熟悉政府采購法律制度和行業法律制度。 

  (二)建立分級授權及集體決策控制管理制度。

  內容:建立本單位分級授權決策制度,建立涉及民生、社會影響較大、案件糾紛較多的采購項目重大事項識別制度,建立重大事項集體研究、合法性審查和內部會簽制度。

  目標:實現采購代理機構組織實施政府采購活動過程中,相關事項決策有據可查、有責可追,從而促進采購活動合法公正。

  (三)建立采購流程及重點環節控制管理制度。

  1、委托代理協議方面。

  內容:建立委托代理協議簽訂和審核分離制約內部控制管理制度。

  目標:實現采購代理的范圍、權限和期限等具體事項,特別是采購文件編制及其相關內容的責任主體和供應商詢問質疑答復責任主體,在委托代理協議中明確約定,避免漏項和約定不明。

  2、編制采購文件方面。

  內容:建立采購項目市場調研制度、采購項目所涉行業法律法規知曉制度、采購文件編制和生效審核分離制約制度。

  目標:實現編制的采購文件既能完整真實反映采購需求,又符合政府采購法律制度和采購項目所涉行業法律法規規定。

  3、組織采購評審方面。

  內容:建立評審專家組成合法性合理性內部審核制度、評審專家身份現場核實制度、評審現場秩序管理制度、評審過程和結果現場保密制度、評審現場人員行為規范制度、評審現場突發應急狀況處理制度、評審委員會成員執業情況評價和違規違約行為反饋制度。

  目標:實現評審委員會組建合法合理,評審現場規范有序,評審過程和結果合法合規,評審委員會成員執業規范。

  4、發布信息公告方面。

  內容:建立政府采購信息公告發布時效審查、內容審查制度。

  目標:實現政府采購信息公告內容及時、規范、完整、準確。

  5、處理詢問質疑方面。

  內容:建立供應商詢問質疑答復專崗專人處理制度、組織評審委員會成員協助答復制度。

  目標:實現詢問質疑答復有針對性、客觀真實、合法有效,最大限度使供應商滿意。避免將所有詢問質疑交由評審委員會成員答復,而規避自身法律責任和不履行法律義務。

  6、協助履約驗收方面。

  內容:建立采購人自行組織驗收時驗收程序要求提示和受邀參與制度、受采購人委托組織驗收制度。

  目標:實現協助采購人依法組織驗收,或者受采購人委托依法組織驗收。

  7、管理采購檔案方面。

  內容:建立健全采購檔案資料歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等制度。

  目標:實現每個政府采購項目檔案資料齊全、保管規范,特別是開標評審過程的電子監控存儲介質,能夠嚴格按照《中華人民共和國政府采購法》的規定留存歸檔。

  (四)建立違法采購活動不組織控制管理制度。

  內容:建立無采購預算、無采購計劃、無采購需求、無委托代理協議、規避政府采購、采購方式不合法、采購程序不合法、采購需求不合法等違法采購活動,先糾正后組織,拒不糾正不得組織制度。

  目標:實現組織實施的政府采購活動合法。

  (五)建立采購費用收取及退還控制管理制度。

  內容:針對社會代理機構,建立代理服務費收費制度、采購項目投標(談判、詢價、磋商)保證金收取制度、履約保證金代收制度、保證金退還制度。針對集中采購機構,建立采購項目投標(談判、詢價、磋商)保證金收取制度、履約保證金代收制度、保證金退還制度、不予退還的保證金上繳國庫制度。

  目標:實現社會代理機構能夠按照法律制度和市場規則,根據采購項目類型、大小、復雜程度等特點,采取定額收費和比例收費的方法,合理收費;不會低于成本報價獲取采購代理業務,以排擠其他社會代理機構公平競爭或者事后與供應商串通獲取不正當利益;不能向中標(成交)供應商收取代理服務費和保證金之外的其他費用;能夠及時退還保證金。實現集中采購機構不能無權利人合法授權,強制向中標(成交)供應商收取履約保證金,能夠及時退還保證金,對依法不予退還的保證金及其孳息能夠按照規定及時上繳國庫。

  三、保障措施

  (一)加快建章立制。政府采購代理機構要抓緊梳理和評估本單位政府采購活動中存在的薄弱環節和風險點,明確細化標準和防控措施,盡快建立健全內控管理制度,形成完備的內部控制管理制度體系。

  (二)完善技術保障。政府采購代理機構要按照有關規定,完善評審現場設備設施條件,實現評審過程電子化、透明化、物理分離和電子監控存檔。內部業務系統應重點強化人員身份驗證、崗位業務授權、系統操作記錄、電子檔案等系統功能。 

  (三)強化內部監督。政府采購代理機構要建立內部激勵約束機制,將內部控制制度的建設和執行情況納入績效考評體系,將日常評價與重點監督、內部分析和外部評價相結合,定期對內部控制的有效性進行總結,加強評估結果應用,不斷改進完善內部控制制度體系。

  (四)接受外部監督。政府采購代理機構要將內部控制管理制度上墻公示,接收社會監督,同時,接受財政部門對內部控制管理制度建設和運行情況的監督檢查和考核。

 

  四川省財政廳 

  2016年12月2日

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